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Nützliche Tipps und Hinweise für die Bestellung von Übersetzungsleistungen

Kund:innen von Übersetzungsleistungen möchten, dass die übersetzten Dokumente rasch fertig sind und am besten weiter keine Arbeit machen. Das ist sehr verständlich und das Anliegen aller Übersetzungsdienstleister. Am liebsten würden wir einfach losübersetzen und am Ende ein fertiges Produkt liefern – ohne weitere Rückfragen, E-Mails oder Wartezeiten.

Manchmal hakt es aber, und dann sind die Kund:innen gefordert zu handeln. Das passiert zum Beispiel, wenn nicht genügend Informationen vorliegen, Texte missverständlich geschrieben sind, Unklarheit über die gewünschte Terminologie herrscht oder nachträglich Änderungen am Text hinzukommen.

Mit unseren Tipps können Sie dies vermeiden und dafür sorgen, dass sich der Übersetzungsschritt gut in Ihr übriges Projekt integriert. So müssen Sie wirklich einfach nur beauftragen und auf die fertigen Texte warten.

 

Editierbare Dokumente zur Verfügung stellen

Übersetzungsdienstleister verwenden einen speziellen Editor (siehe CAT-Tools) zum Übersetzen, der den Originaltext mit dem übersetzten Text überschreibt. Das tolle daran ist, dass das Original-Layout dabei erhalten bleibt. Das funktioniert allerdings nur, wenn die Dokumente auch bearbeitbar (editierbar) sind. Office-Dokumente mit Schreibschutz, Bilddateien oder PDF-Dokumente sind beispielsweise nicht editierbar. Darum können sie von der Software von Übersetzungsdienstleistern nicht direkt verarbeitet werden. Besser ist es also, den Schreibschutz zu entfernen, in Bilddateien enthaltene Texte in eine Textdatei umzuwandeln oder die Originaldateien zur Verfügung zu stellen, wie zum Beispiel InDesign-Dateien (indd, idml) oder Word-Dokumente. Auch PowerPoint-Dateien, Excel-Dateien oder html-Dokumente können problemlos verarbeitet werden. Eine Auswahl der möglichen Dateiformate finden Sie hier.
Sollte dies nicht möglich sein, ist das Übersetzen selbstverständlich dennoch möglich, es wird nur etwas aufwendiger.

Referenzmaterial unterstützt die Übersetzer:innen

Beim Übersetzen kommt es sehr viel auf den Kontext an. Je mehr Übersetzer:innen über den Kunden, den Auftrag und das Produkt wissen, desto besser gelingt es ihnen, die passenden Worte zu finden.
Referenzmaterial liefert da wichtige Informationen. Das können zum Beispiel Glossare und Terminologielisten sein. Auch die Vorgängerversion des beauftragten Dokuments ist eine große Hilfe beim Übersetzen.  Vergleichbare Dokumente (z. B. über ein anderes Produkt) und Listen mit speziellen Abkürzungen, Produktnamen oder Unternehmenseinheiten stellen ebenfalls wertvolle Informationsquellen dar.

Zweisprachiges Referenzmaterial

Referenzmaterial sollte, falls vorhanden, stets zweisprachig zur Verfügung gestellt werden, also in der Originalversion und der Übersetzung. Denn so bietet es Übersetzer:innen, die auf der Suche nach geeigneter Terminologie sind, den größten Nutzen.

Original-Layout und Screenshots

Allgemein ist zu sagen, dass es immer hilft, den Text in seinem natürlichen Layout zu sehen. Bei extrahierten Text-Strings aus einem Content-Management-System oder einer App ist nicht ohne Weiteres ersichtlich, was ein Umbruch und was eine Überschrift ist oder welche Textgruppen logisch zusammengehören. Darum sollten hier Screenshots, die Original-Website oder die App bereitgestellt werden, damit der Text im Kontext betrachtet werden kann.

Es sollten auch Screenshots von relevanten Menüführungen zur Verfügung gestellt werden. Der klassische Fall ist eine Bedienungsanleitung, die Bezug auf ein bereits übersetztes Menü in der Bedienoberfläche nimmt. Die betreffenden Menüpunkte müssen unbedingt als Screenshots in der Zielsprache beigefügt werden, damit Oberfläche und Bedienungsanleitung nach der Übersetzung zusammenpassen. Andernfalls besteht das Risiko, dass sich die Bediener:innen nicht richtig zurecht finden und es zu Bedienungsfehlern kommt.

Finale Versionen übersetzen – Änderungen effizient managen

Es kann passieren, dass Texte, die bereits bei der Übersetzung sind, noch einmal überarbeitet werden. Das ist kein Beinbruch. In diesem Fall sollten die Änderungen jedoch gesammelt und gemeinsam zur Übersetzung geschickt werden, um den Prozess so wenig wie möglich zu unterbrechen.

Grundsätzlich ist es immer besser, sicherzustellen, dass die Übersetzungsdienstleister tatsächlich die finale Fassung erhalten. Denn wenn der Übersetzungsprozess erst einmal läuft, sind Änderungen am Ausgangstext mit hohem Aufwand verbunden. Lieber vor Beginn noch ein bis zwei Tage warten, als im laufenden Prozess Änderungen hinzuzufügen.

Große Aufträge planen und vorankündigen

Wissen Sie bereits jetzt, dass Sie in zwei Monaten ein umfangreiches Übersetzungsprojekt beauftragen werden? Dann kündigen Sie es Ihrem Übersetzungsbüro an. So können frühzeitig Ressourcen für Sie eingeplant werden.

Planen Sie den Liefertermin gemeinsam mit Ihrem Übersetzungsbüro. Für Personen, die nicht täglich mit Übersetzungen zu tun haben, ist es schwer einzuschätzen, wie lange ein Auftrag dauert. Die Fachexpertise Ihres Übersetzungsbüros hilft Ihnen hier weiter. Durch eine frühzeitige Absprache erhalten Sie eine solide Planungsgrundlage für Ihr Projekt. Auch weitere Details zur Ausführung und Lieferung klären Sie bereits jetzt im Vorfeld und sparen später wertvolle Zeit und böse Überraschungen.

Genug Zeit einplanen

Zeit ist ein entscheidender Faktor für qualitativ anspruchsvolle Übersetzungsarbeit. Komplexe Qualitätssicherungsprozesse, wie sie von der Norm für Übersetzungsdienstleister ISO 17100 verlangt werden, profitieren von einer ausreichenden Zeitplanung. Im Rahmen der Qualitätssicherung müssen verschiedene Aspekte wie Recherche, Rückfragen der Übersetzer:innen, Rücksprache mit den Kund:innen, Revision und Qualitätssicherung inklusive Terminologieüberprüfung berücksichtigt werden. Gerade bei komplexeren Projekten kommt es darüber hinaus oftmals zu unvorhergesehenen Problemen, deren Lösung Zeit erfordert. Binden Sie Ihren Übersetzungsdienstleister daher frühzeitig in die Planung ein und lassen Sie sich zu einer angemessenen Lieferzeit beraten.

Mehr in Teil 2 des Übersetzungsbegleiters

Wir hoffen, dass Ihnen diese Hinweise nützlich sind und dazu führen, dass Sie Ihre Projekte, die Übersetzungen beinhalten, noch effizienter gestalten können. Und wir haben noch ein paar mehr Tipps für Sie auf Lager: Im nächsten und letzten Teil des Übersetzungsbegleiters geht es dann um die Prüfung von Übersetzungen mit dem ProLinguo-Review-Portal, die optimale Vorbereitung der Ausgangstexte für einen reibungslosen Ablauf, worauf Sie bei einem Angebot achten sollten und das Abstimmen von Terminologie mit den Übersetzungsdienstleistern. Näheres dazu in Kürze.
Viel Erfolg und bis zum nächsten Mal!

Hier geht es zu Teil 2

 

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