Ein vertiefender Blick auf das Terminologiemanagement

Terminologiearbeit in der Praxis: 4 Schritte zum effektiven Sprachmanagement

In unserem letzten Blogartikel zum Thema Terminologiemanagement haben wir den Terminologiemanagement-Prozess bereits vorgestellt. Hier wollen wir nun tiefer auf die einzelnen Schritte eingehen.

Der Terminologiemanagement-Prozess

Schritt 1: Terminologie identifizieren

Zum Identifizieren von Termini gibt es drei mögliche Vorgehensweisen: deskriptive, präskriptive und explorative Terminologiearbeit.

Deskriptive Terminologiearbeit:

Bei der deskriptiven Methode werden vorhandene Texte und Dokumente analysiert, um die darin verwendete Terminologie zu identifizieren. Hierbei können Textkorpora, Fachliteratur, Fachzeitschriften, Unternehmensdokumente oder bereits bestehende Terminologiedatenbanken herangezogen werden. Durch eine systematische Durchsicht der Texte werden die relevanten Begriffe identifiziert.

Diese Methode basiert auf der tatsächlichen Verwendung der Begriffe und spiegelt die bereits etablierte Terminologie wider.

Präskriptive Terminologiearbeit:

Bei der präskriptiven Methode werden spezifische Quellen und Normen herangezogen, um die Terminologie festzulegen. Dies kann beispielsweise durch das Konsultieren von Fachexpert*innen, das Analysieren von Fachliteratur, das Studieren von Normen und Richtlinien oder das Nutzen spezifischer Terminologiedatenbanken erfolgen. Hierbei wird eine Norm oder Richtlinie für die Verwendung der Terminologie erstellt, um eine einheitliche und standardisierte Kommunikation zu gewährleisten.

Diese Methode ist besonders in Bereichen mit klar definierten Normen und Standards relevant, wie beispielsweise in der Medizin oder im Rechtswesen.

Explorative Terminologiearbeit:

Bei der explorativen Methode liegt der Fokus auf dem Identifizieren neuer Begriffe und Konzepte. Hierbei werden verschiedene Ansätze angewendet, um neue Terminologie zu entdecken. Dazu zählen beispielsweise das Durchführen von Expert*inneninterviews, das Auswerten von Fachdiskussionen und Foren, das Beobachten neuer Trends und Entwicklungen in der Branche sowie das Analysieren von neuen Textquellen und Medien.

Diese Methode ist besonders wichtig, um neue Begriffe zu identifizieren und die Terminologie kontinuierlich zu erweitern.

Die Wahl der Methode hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art des Fachgebiets, den Zielen des Terminologiemanagements und den verfügbaren Ressourcen. Oftmals wird eine Kombination der genannten Methoden angewendet, um eine umfassende und präzise Terminologie zu erreichen.

Schritt 2: Terminologie extrahieren und erfassen

Die im ersten Schritt identifizierten Begriffe werden anschließend in einer Terminologiedatenbank strukturiert abgelegt. Diese Datenbank dient als zentrale Ressource für das Verwalten und Pflegen der Terminologie. Sie ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Begriffe, ihre Definitionen, Synonyme, Beziehungen und weitere relevante Informationen.

Die Extraktion und Erfassung von Begriffen ist ein präziser und sorgfältiger Prozess. Es ist wichtig, dass die extrahierten Begriffe validiert, überprüft und gegebenenfalls bereinigt werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt und konsistent sind. Zudem ist es ratsam, Metadaten wie den Kontext, die Quelle und die Verwendung der Begriffe festzuhalten, um ihre Relevanz und Anwendbarkeit zu dokumentieren.

Durch das systematische Extrahieren und Erfassen von Begriffen wird eine solide Basis geschaffen, um die Terminologie effektiv zu verwalten und eine einheitliche interne und externe Kommunikation zu gewährleisten.

Schritt 3: Terminologie verwalten und pflegen

Die Verwaltung und Pflege von Begriffen spielt eine zentrale Rolle im Terminologiemanagement. Nachdem die Begriffe identifiziert, extrahiert und in einer Terminologiedatenbank erfasst wurden, ist es von großer Bedeutung, sie strukturiert und effizient zu verwalten. Dazu zählt das regelmäßige Hinzufügen neuer Begriffe, das Entfernen veralteter Begriffe und das Aktualisieren bestehender Einträge.

Die Pflege der Terminologie umfasst auch das kontinuierliche Überprüfen und Validieren der Begriffe. Dabei arbeitet man eng mit Fachexpert:innen zusammen, tauscht sich mit relevanten Interessengruppen aus und konsultiert Fachliteratur und Normen. Falls erforderlich werden Definitionen, Bezeichnungen oder Übersetzungen angepasst, um sicherzustellen, dass die Terminologie stets aktuell, präzise und konsistent ist.

Ein weiterer Aspekt der Verwaltung und Pflege von Begriffen besteht darin, Änderungen und Aktualisierungen sorgfältig zu dokumentieren. Dies ermöglicht eine transparente Nachverfolgung und erleichtert die Zusammenarbeit im Terminologiemanagementteam sowie den Wissenstransfer. Ein strukturiertes Änderungsmanagement gewährleistet, dass Änderungen in der Terminologie gründlich geprüft und kommuniziert werden.

Durch das effektive Verwalten und kontinuierliche Pflegen der Terminologie wird sichergestellt, dass die Begriffe stets aktuell, präzise und konsistent bleiben. Eine gut gepflegte Terminologiedatenbank ermöglicht eine effiziente Suche nach Begriffen, die Verwendung konsistenter Terminologie in verschiedenen Dokumenten, trägt zur Verbesserung der Übersetzungsqualität bei und ermöglicht die professionelle und präzise Darstellung von Fachwissen.

Schritt 4: Terminologie nutzen

Der letzte Schritt des Prozesses ist auch der wichtigste. Denn was nützt all die Vorarbeit, wenn daraus kein Nutzen gezogen wird. Erst durch das konsequente Anwenden der Terminologie in verschiedenen Bereichen und Kontexten entfaltet sie ihr volles Potenzial.

In der internen Kommunikation ermöglicht die Nutzung der Terminologie eine effektive und präzise Weitergabe von Informationen. Mitarbeiter:innen können sich auf einheitliche Begriffe und deren Bedeutung verlassen, was Verwirrung und Fehlinterpretationen vermeidet. Dadurch wird die Effizienz gesteigert, da die Kommunikation klar und eindeutig ist. Alle Beteiligten können auf einen gemeinsamen Wissensstand zurückgreifen und schneller Ergebnisse erzielen.

Auch in der externen Kommunikation spielt die Verwendung der Terminologie eine bedeutende Rolle. Durch die konsequente Anwendung der festgelegten Begriffe in Marketingmaterialien, Produktdokumentationen, Benutzeroberflächen und anderen externen Inhalten wird eine einheitliche Markenbotschaft vermittelt. Kund:innen und Geschäftspartner:innen erhalten klare und verständliche Informationen, was zu einem positiven Image des Unternehmens beiträgt. Eine konsistente Terminologie unterstützt zudem die Internationalisierung und Lokalisierung von Produkten und Dienstleistungen, da Übersetzungen auf einer soliden Grundlage erfolgen können.

Der Nutzen der Terminologie zeigt sich auch in der verbesserten Effizienz bei Übersetzungsprozessen. Durch die Verwendung konsistenter Begriffe werden Übersetzungen schneller und genauer durchgeführt. Übersetzer:innen können auf etablierte und geprüfte Terminologie zurückgreifen, was die Qualität und Konsistenz der Übersetzungen erhöht. Dadurch werden nicht nur Zeit und Kosten gespart, sondern auch die Zufriedenheit der Zielgruppe gesteigert.

3 Tipps für eine effektive Umsetzung des Terminologieprozesses

Bei der Implementierung des Vier-Schritte-Prozesses für das Terminologiemanagement gibt es einige nützliche Tipps, um eine effektive Umsetzung sicherzustellen. Hier sind einige Empfehlungen:

Tipp 1: Klare Zuständigkeiten festlegen

Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für jede Phase des Terminologiemanagementprozesses fest. Bestimmen Sie eine Terminologiebeauftragte oder einen Terminologiebeauftragten, die/der für das Koordinieren, Überwachen und Umsetzen des Prozesses verantwortlich ist. Dies stellt sicher, dass alle Aufgaben und Schritte effizient ausgeführt werden, und gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit.

Tipp 2: Einheitliche Methoden und Tools verwenden

Verwenden Sie einheitliche Methoden und Tools für das Identifizieren, Extrahieren, Verwalten und Nutzen von Terminologie. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für einheitliche Ergebnisse. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Teammitglieder mit den verwendeten Tools und Methoden vertraut sind und diese effektiv nutzen können.

Tipp 3: Einträge regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Terminologiedatenbanken ein. Sprache und Terminologie unterliegen ständigen Veränderungen, daher ist es wichtig, die Terminologie kontinuierlich zu überwachen und bei Bedarf anzupassen. Legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung fest und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über Änderungen informiert werden.

Durch die Berücksichtigung dieser Tipps können Unternehmen einen effektiven Prozess für das Terminologiemanagement etablieren und von einer klaren und konsistenten Verwendung von Terminologie profitieren. Eine effiziente Terminologiearbeit trägt zu einer verbesserten Kommunikation, einem reibungslosen Informationsaustausch und einer höheren Qualität von Texten und Inhalten bei.

3 Herausforderungen bei der Terminologiearbeit

Das Implementieren eines effektiven Terminologiemanagementprozesses bringt auch einige Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt:

Herausforderung 1: terminologische Vielfalt

In zahlreichen Branchen und Fachgebieten gibt es eine Vielzahl von Begriffen und Fachtermini, die häufig uneinheitlich und inkonsistent verwendet werden. Das Identifizieren und Festlegen einheitlicher Begriffe kann eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere wenn es verschiedene Quellen und Meinungen gibt. Hier ist eine gründliche Recherche und enge Zusammenarbeit mit Fachexpert:innen erforderlich, um eine einheitliche Terminologie zu etablieren.

Herausforderung 2: Aktualisierung und Pflege

Wie bereits angemerkt unterliegt Terminologie ständigen Veränderungen – sei es durch neue Entwicklungen in der Branche, technologische Fortschritte oder Änderungen im Sprachgebrauch. Das kontinuierliche Aktualisieren und Pflegen der Terminologiedatenbank erfordert Zeit und Ressourcen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Terminologie immer auf dem neuesten Stand ist, um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden.

Herausforderung 3: Akzeptanz und Nutzung

Die erfolgreiche Implementierung eines Terminologiemanagementprozesses erfordert die Akzeptanz und aktive Nutzung durch alle relevanten Stakeholder, einschließlich Mitarbeiter:innen, Übersetzer:innen und externen Geschäftspartner:innen. Es kann eine Herausforderung sein, alle Beteiligten von der Bedeutung und den Vorteilen des Terminologiemanagements zu überzeugen und sie zur konsequenten Anwendung der festgelegten Begriffe zu motivieren.

Das Bewältigen dieser Herausforderungen erfordert Engagement, Ressourcen und eine strategische Herangehensweise. Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Herausforderungen als Teil des Terminologiemanagementprozesses anerkennen und Maßnahmen ergreifen, um sie zu überwinden.

Durch das gezielte Auseinandersetzen mit den Herausforderungen können Unternehmen eine erfolgreiches und effektives Terminologiemanagement gewährleisten und von den damit verbundenen Vorteilen profitieren.